为规范报销流程,更好地开展报销工作,现将学院报销流程及注意事项整理如下,此流程适用于yL23411永利官网登录各学生组织。
一、活动策划期:
活动部门填写《附件1:预算(结算)单》,写清物品名称、单价、数量、合计,经报销负责部门审核无误后,活动部门分管主席自行联系学院团委老师审核,签署学院团委意见并加盖公章。注意一定先申请并通过审批后再进行物资购买,否则不予报销。
二、活动准备期:
活动部门经批准后购买物资、收集发票(发票要求详见《附件3:发票要求》)。
三、活动后期:
活动部门整理发票、完善《附件1:预算(结算)单》结算部分、填写excel版《附件2:结算单》、打印活动开展证明并将以上材料上交。
1、发票:用铅笔在机打发票(纸质、电子版打印)正面空白处用铅笔手写负责人(即收账人)姓名、学号、活动名称、内容、单价、数量、合计。
2、《附件1:预算(结算)单》的结算部分按实际支出填写。
3、《附件2:结算单》:铅笔手写日期、总金额、发票张数(都填写到第一栏即可)、合计(大写、小写)、报销负责人姓名,并在银行账号处填写报销负责人学号。《附件2:结算单》总金额应严格与发票总金额保持一致。
4、活动开展证明:可以为活动推文(已发布)或活动新闻稿(网页版),选择合适的证明材料,通过打印网页功能打印出纸质版。
四、活动总结期:
活动部门整理相关材料并与报销负责部门交接,提交相关材料(纸质)。
学院下发报销资金后,活动部门根据记账具体下发报销资金。
【注意事项】
1、不得报销的事项:
(1)购买购物卡的发票一律不得报销。付款方式为“一卡通”、“面值卡”、“贵宾卡”、“优惠卡”、“代信誉卡”等非现金、银行结算的发票不予报销。
(2)烟酒、海参、阿胶等,健身中心、娱乐场所的发票,手机及手机附属品、掌上电脑,个人或家庭用的物业管理费、水电费、有线电视费、停车费、车辆维修费、保险费、车辆年检费不予报销。
2、水果、食品等一般不报销,如确实因活动需求需要购买,需填写特殊事项说明。
3、同一家店开具的发票上的总金额大于等于500元时需开具花费明细,且明细上必须盖有该店的发票专用章(与发票上的商店章一致)。
4、活动负责人对支出的真实性、合法性、有效性负责,且发票应保证清晰,无破损,无涂改、挖补。
5、务必做好部内记账,方便资金下发。
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